Reuniones efectivas

Hay una sesión con la que ayudo a los equipos a ser más eficientes y a organizar el trabajo colaborativo en remoto e híbrido.

En ella tratamos sobre las competencias y habilidades para el trabajo en equipo. Para ello trabajo la comunicación síncrona y asíncrona. A través de un decálogo.

Luego enfrentamos un reto, responder a la pregunta de si todas las reuniones son iguales. Así ayudo a las personas a diferenciar lo que es una reunión de lo que es una sesión de trabajo, una de reporte o sincronización por ejemplo. Para ello me sirvo de las cadencias ágiles. Su propósito y características, los roles de los integrantes del equipo y los tiempos. Sin dejar de lado un listado de consejos que me ha dado la experiencia, sencillos y aplicables desde ese mismo momento. Ni qué decir tiene, ya me conocéis, que todo viene acompañado de herramientas y metodología para ello.

Lo que trato de hacer es darle la vuelta a las reuniones, y aplicar una adaptación no sé si inventada por mi, pero si fuertemente inspirada en metodologías de aprendizaje activo, colaboración, creatividad y agilidad. Lo denomino flipped meeting.

Pero sin duda, el éxito de este acompañamiento viene de la necesidad de que cada equipo, con su cultura organizativa debe encontrar sus buenas prácticas. Y aquí viene la clave:

Facilito el diseño de un «teamwork agreement«.

Este consiste en una serie de preguntas y una conversación guiada en la que acordamos unas pautas, reglas (suficientemente laxas para saltárnoslas porque las personas están por delante de los procesos), herramientas, comunicación, canales y medios, etc. Que de forma colaborativa terminan definiendo un manifiesto de equipo. Acuerdos compartidos cocreados en los que todos nos sentimos seguros y representados. En constante redefinición.

Solemos terminar haciendo nuestro propio IDOARRT, dinámica ideada para liderar reuniones efectivas. Además, volvemos a revisar algo de lo que ya os hablé: la revelación de la comunicación online deseada por el equipo y para ello repito de forma sistemática el estudio que realicé en su día y que puedes ver aquí.

Por otro lado, quería destacar que no todas las personas somos iguales ni tenemos el mismo perfil. Cada uno tenemos una «meeting Persona» diferente. Unos más colaboradores, otros más creativos, los eficientes, orientados a resultados, ejecutivos, meticulosos y un largo etc.

Recientemente Mural (si los de los murales digitales interactivos con notas de colores) han sacado un formulario para identificar tu rol. Me ha parecido muy revelador al mismo tiempo que útil de aplicarlo en nuestro equipo (cada uno así mismo) y compartirlo.

A continuación, os comparto el mío.